A Ty, też jesteś w tej całej chmurze?

Ciągle bombarduje się nas newsami o transformacji cyfrowej czy nowych trendach technologicznych, które zrewolucjonizują tą albo inną branżę. Dodatkowo straszy się nas, że jeżeli nie pójdziemy z duchem czasu, to wypadniemy z rynku. W efekcie, wśród właścicieli, nawet tych najmniejszych biznesów, coraz częściej słychać głosy typu: „Ty też jesteś w tej całej chmurze?”.

Obecnie, idąc na piwo ze starym kolegą z podstawówki, dowiadujesz się, że przeniósł swój biznes do chmury. Nawet najbardziej zatwardziałe instytucje państwowe przechodzą już na subskrypcję pakietów biurowych czy komunikację online. Poruszaliśmy ten temat wielokrotnie na przestrzeni lat, np. warto sprawdzić, co 5 lat temu myśleliśmy na temat dojrzałości polskiego IT do chmury.

Ale czy naprawdę każda firma/instytucja musi być w chmurze? Czy jest to realna wartość, czy może tylko przepłacony PR? W korporacjach znajdzie się szereg specjalistów, którzy chętnie przeprowadzą zaawansowane i czasochłonne analizy, aby dać odpowiedź. A co z tymi najmniejszymi?

Co z przysłowiowym Kowalskim, który ma niewielki, lokalny biznes i bladego pojęcia o chmurach, serwerach itp.?

Oto mały przykład z ostatniego miesiąca.

Czwartek, godziny popołudniowe, dzwoni dawny klient, u którego stawialiśmy serwerownię ponad 10 lat temu. Po krótkiej wymianie zdań, oto co się okazuje?

Zatrudnionego informatyka w firmie brak, wszystko ogania sam właściciel na bazie instrukcji sprzed 10 lat (!). Serwer, co klika dni wymaga restartu, bo się wiesza. Oprogramowanie kadrowo-księgowe wymaga upgrade’u, ale stary Windows Serwer 2008 ledwo rzęzi. Księgowa, co miesiąc wymaga oświadczenia, że środowisko jest bezpieczne i backupowane.

„nie wiem nawet czy bacukup jeszcze istnieje, ponieważ nigdy nie było potrzeby korzystania z niego. Masz jakiś pomysł, co zrobić, aby nie tracić czasu i energii na myślenie o infrastrukturze, a jednocześnie nie zrujnować się finansowo?”

Jakie rozwiązanie zaproponować, aby zapewnić odpowiednią funkcjonalność i bezpieczeństwo, a jednocześnie nie położyć finansowo biznesu klienta? Typowa rozterka podczas tego typu projektów:

„jak zrobić, żeby było dobrze, może nie za darmo, ale najlepiej za symboliczną kwotę?”

Zatem przejdźmy do szczegółowej diagnozy pacjenta.

Mała firma projektowo-budowlana (ok. 30 os.) z czego 15 osób z koniecznością dostępu do komputera, a pozostali to pracownicy fizyczni. Infrastruktura on-premise postawiona ponad 10 lat temu. Na serwerze pracują 3 VM:

• System księgowo-kadrowy (Windows Server 2008)
• System do budżetowania projektów budowlanych (Windows Serwer 2003)
• Active Directory + współdzielony zasób dyskowy (Windows Serwer 2012)

Dodatkowe założenia: balans między świętym spokojem a kosztami.

Dwie opcje leczenia pacjenta:

Opcja nr 1.

Wymiana całej infrastruktury na nową + zakup nowych licencji MS Office

Opcja nr 2.

Przerzucenie infrastruktury do Azure Cloud + Office365 oraz pozostawienie macierzy dyskowej jako backup danych.

Technicznie – oba rozwiązania wykonalne. Tylko pytanie – które kosztowo korzystniejsze?

Założenia dla leczenia według opcji 1: wymiana wszystkich komponentów: serwer, macierz dyskowa, switch i router – na sprzęt o identycznych parametrach:

Pozycja	Koszt jednostkowy	Ilość	Koszty sumaryczny
Serwer (CPU 6×2.2GHz, RAM 2x8GB, HDD 4x2TB)	8 300,00 zł	1	8 300,00 zł
Macierz dyskowa (backup) (CPU 1.8GHz, RAM 4GB)	5 300,00 zł	1	5 300,00 zł
Dysk 3 TB	600,00 zł	4	2 400,00 zł
Przełącznik	2 500,00 zł	1	2 500,00 zł
Router	3 000,00 zł	1	3 000,00 zł
Licencje OS – Windows Serwer 2019 (15 użytkowników)	2 100,00 zł	1	2 100,00 zł
Licencje MS Office (podniesienie wersji do 2019)	900,00 zł	15	13 500,00 zł
SUMA:			37 100,00 zł

Założenia dla leczenia według opcji 2: usługa wykupiona z góry na 3 lata, wszystkie systemy będą pracować na jednej platformie VM.

Pozycja	Koszt jednostkowy	Ilość	Koszty sumaryczny
Usługa chmurowa (Azure Cloud)*	5 200,00 zł	1	5 200,00 z
Licencje Office 365 + 1TB danych
Microsoft 365 Business Basic	700,00 zł	10	7 000,00 zł
Microsoft 365 Business Standard	1 700,00 zł	5	8 500,00 zł
Backup software dla VM – free	0,00 zł	1	0,00 zł
Backup software dla o365 – e-mail, OneDrive – free do 10 os.	2 700,00 zł	1	2 700,00 zł
SUMA:			23 400,00 zł

Wnioski terapeutyczne i zalecenia lekarskie

Porównując oba warianty w okresie 3 lat, zdecydowanie lepiej wypada wariant II (13 700,00 zł tańszy), przy czym, nie uwzględniono jeszcze kosztów związanych z zasilaniem i utrzymaniem pomieszczenia serwerowni.

Ale czy na pewno w tym wypadku wariant II jest lepszym rozwiązaniem?

W okresie 3 lat może i tak, ale co później? Zakładając analogiczny okres życia infrastruktury, jak do tej pory, czyli 10 lat, pozostaje jeszcze 7 lat do zagospodarowania. Nowa infrastruktura on-premise (wariant I) powinna bez większych awarii funkcjonować przez 10 lat, czyli, raz poniesiony koszt w wysokości 37 100,00zł wystarczy na 10 lat (nie licząc utrzymania). W przypadku rozwiązania II, po 3 latach znów będziemy musieli ponieść koszt zakupu subskrypcji na kolejne 3 lata, a później na kolejne… W ogólnym rozrachunku, po 10 latach wychodzi ok. 78 000,00 zł. Nie uwzględniając kosztu pieniądza w czasie, przyszłych wahań cen subskrypcji ani konieczności utrzymania infrastruktury on-premise. Zatem w dekadę – koszt infrastruktury w wariancie II będzie ponad dwa razy droższy (!).

I zatoczyliśmy koło, po tych rozważaniach wiemy tyle ile na początku.

Cytując klasyka „wiem, że nic nie wiem”, Sokrates.

Jednak wróćmy do sedna.

Który z wariantów jest bardziej optymalny?

Czerpiąc inspirację od kolegów z branży prawniczej odpowiem: to zależy. Ale… od czego?

Każda branża i każdy biznes posiadają własną charakterystykę, dodatkowo każda firma znajduje się w innym miejscu na rynku (np. dopiero wchodzi na rynek lub posiada x% danego rynku) i ma różną sytuację płynnościową, nie wspominając już o tolerancji na ryzyko przestoju systemów informatycznych.  

Dlatego nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie.

Dla firmy, która w danym roku ma nadpłynność, lepszym rozwiązaniem może być zakup sprzętu i budowa swojej infrastruktury. Natomiast dla startupu, którego płynność finansowa jest chwiejna, a z perspektywy rynkowej, niepewna, lepiej jest pójść w kierunku subskrypcji usług chmurowych.

Oprócz aspektów ekonomicznych należy brać pod uwagę również inne czynniki, które trudno skwantyfikować pieniądzem, np. wielce pożądany „święty spokój”.

Płacąc za dostęp do chmury, nie interesuje nas aktualizacja oprogramowania, prace serwisowe czy zagospodarowanie pomieszczenia serwerowni. Często zakup usług chmurowych porównuje się z zakupem ubezpieczenia, po prostu kupujemy sobie „spokojną głowę”, a zaoszczędzoną energię i czas możemy przeznaczyć na rozwijanie „korowej” działalności.

Wracając do naszego przykładu, przedstawiliśmy naszemu klientowi wszystkie za i przeciw dla obu wariantów. Teraz „trawi” tą wiedzę i układa system wartości swój i firmy.

Podsumowując…

Pod kątem optymalizacji kosztowej dla rozwiązań krótkoterminowych tj. klika lat – zdecydowanie wygrywa chmura z rozwiązaniami on-premise.

W dłuższej perspektywie tj. 5 i więcej lat – rozwiązanie już nie jest takie oczywiste. Podejmując decyzję lub doradzając klientowi w podjęciu decyzji, należy rozpocząć od znalezienia odpowiedzi na pytanie:

co jest dla mnie najważniejsze?

Cena, „święty spokój”, a może świadomość, że dane firmy są tylko i wyłącznie w serwerach w siedzibie firmy. Pamiętajmy, niektórych wartości nie da się przeliczyć na pieniądze. Wróćmy jeszcze do tezy:

czy chmura to realna wartość czy może tylko przepłacony PR?

Do końca jednoznacznej odpowiedzi nie ma. Z rozwiązań chmurowych można zrobić naprawdę ogromną wartość dla firmy, jak również można spalić ideę i stworzyć jedynie bardzo drogi post samochwałkę na LinkedIn. Wszystko zależy od nas, myślmy a nie płyńmy z mainstreamem. To, co będzie dobre dla jednych nie sprawdzi się u innych i nie chodzi tu o technologie, a o prawidłowe zaadresowanie potrzeb.