Sponsor projektu

Wstęp

Tym razem postanowiłem napisać o roli innej niż kierownik projektu, ale równie ważnej lub ważniejszej – sponsorze projektu, kim jest, jak funkcjonuje w ramach projektu i jaki zakres obowiązków posiada.

Sponsor projektu, kim jest?

Kim jest kierownik projektu i czym się zajmuje, każdy, pracujący w środowisku projektowym wie, jednak funkcję sponsora, nie każdy jest w stanie poprawnie zdefiniować lub jest ona niedoceniania. Więc kim on jest? Pierwsze skojarzenie wiąże się z zapewnieniem finansowania projektu, jednak jest to jedynie część obowiązków,  jakie na nim spoczywają. W ogólnie pojętej definicji sponsor to osoba lub grupa, która zapewnia zasoby niezbędne do realizacji projektu (z mojej praktyki dużo lepiej jeśli sponsorem jest określona osoba, pozwala to na minimalizację ryzyk związanych z odpowiedzialnością i zadaniami), jednak do zadań sponsora nalezą również:

1. Wskazanie potencjalnych osób, zespołów posiadających wiedzę na tematy projektowe (techniczne), które w przyszłości mogą należeć do zespołu projektowego;
2. Zdobycie zasobów niezbędnych do realizacji projektu;
3. Przekazywanie informacji na temat zmian, które zachodzą w otoczeniu projektu, a mogą mieć wpływ na jego realizację (strategie, polityki itp.);
4. Zapewnienie wsparcia interesariuszy w organizacji, którzy mają wpływ na realizację projektu;
5. Zapewnienie że realizowany projekt posiada wsparcie i przychylność kierownictwa;
6. I wiele innych.

Jest on osobą na jednym z najwyższych stanowisk w organizacji, która jest najbardziej zainteresowana wynikiem działań projektowych – chce osiągnąć cel oraz ma do tego narzędzia i władzę.

Sponsor projektu jest jak rolnik siejący ziarna, a następnie doglądający zbiorów do momentu żniw.

Jakie czynności wykonuje sponsor projektu w jego ramach?

Sponsor w całym cyklu życia projektu, a również po nim odpowiedzialny jest za kluczowe czynności, bez których projekt nie osiągnie zamierzonych rezultatów. Więc zacznijmy od początku.

Podczas uruchamiania projektu Sponsor wyznacza odpowiednią osobę na stanowisko kierownika projektu. To w jego odpowiedzialności jest wyznaczenie odpowiedniej osoby. Ważne by ta osoba rozumiała zamierzenia projektu, była przekonana co do określonych celów projektu i posiadała zaufanie sponsora. Dobrą praktyką jest ustalenie szczegółowych celów i zakresu projektu wraz z kierownikiem, dzięki temu buduje się przekonanie u sponsora i kierownika wzajemnego zrozumienia, budujące zaufanie potrzebne na kolejnych etapach. Kolejnym krokiem jest wsparcie kierownika w działaniach mających na celu budowanie zespołu projektowego, a w między czasie w ramach organizacji buduje otoczkę marketingową projektu, mającą na celu zrozumienie interesariuszy na temat zmiany wnoszącej przez projekt oraz wybudowanie odpowiednio wysokiej rangi nowego bytu projektowego Pamiętajmy, że bez wiary w cele i możliwość realizacji, bez wsparcia osób projekt się nie powiedzie – pracujemy z ludźmi, nie z dokumentami i procedurami.

Jednym z najważniejszych zadań sponsora w tej fazie jest pozyskanie finansowania na realizację działań.

Na zakończenie pierwszych działań należy zaakceptować założenia projektu (opis projektu, harmonogram, ryzyka) przygotowane przez kierownika projektu. To działanie sponsora daje mu dwojaką pewność ze kierownik bardzo dobrze rozumie to, co sponsor chce osiągnąć oraz że przekazane przez niego informacje są jasne, czytelne i akceptowalne.

Następnie przechodzimy do realizacji projektu i gdzie tutaj Sponsor ma swoje miejsce?

Często spotykam się z sytuacją, że po uruchomieniu osoba, która posiada role Sponsora znika. Skoro umowy już podpisane, wszystko dograne, wystarczy raz na m-c przeczytać raporty, zweryfikować czy ryzyka są odpowiednio zarządzane, pochylić się nad zmianami w projekcie i wystarczy czekać na końcowe wyniki. Jednak takie podejście, z mojego punktu widzenia jest błędne. Ważne są cykliczne spotkania z kierownikiem projektu, po pierwsze by trzymać rękę na pulsie, po drugie by zapewnić kierownika o dalszym wsparciu i zaangażowaniu w projekt, a po trzecie by wsparcie zarządu dawało realne efekty np. w eliminacji przeszkód (np. czas podjęcia decyzji strategicznych wstrzymujący prace projektowe), na które kierownik projektu nie ma wpływu. Pamiętajmy że Sponsor ma duży wpływ w najwyższych szczeblach organizacji, dzięki temu powinien pilnować by odpowiednia ranga projektu była zachowana. Dzięki temu kierownik projektu ma zapewnienie, że pewnego pięknego dnia nie otrzyma maila o przerzuceniu zasobów projektowych do innego projektu, przez co będzie niezdolny do dostarczania rezultatów w określonym czasie. Dodatkowo, mając dostęp do informacji z najwyższego szczebla, Sponsor posiada informacje, strategiczne decyzje, które mogą wpłynąć na realizację projektu, a których znajomość pozwoli kierownikowi na przygotowanie działań korygujących lub przygotowanie ekosystemu projektowego na zmiany.

No i na zakończenie, obowiązkiem sponsora powinno być formalne zakończenie projektu oraz podsumowanie. Dzięki temu, zespół projektowy widzi, że jego zaangażowanie zostało docenione (na przyszłość chętniej będą się angażować w kolejne projekty), oraz że projekt, od początku do zakończenia miał wsparcie osób decyzyjnych, co pozwala na budowanie odpowiedniej kultury projektowej w organizacji. I na tym rola sponsora w projekcie się kończy.

Czy jednak na pewno?

Co z efektami projektu, które jesteśmy w stanie zbadać po upływie określonego czasu? O ile w organizacji nie posiadamy kierownika projektu na stałe, lub gdy oddelegowana do tej roli osoba wróciła do standardowych obowiązków i nie jest stanie monitorować późniejszych efektów, ta odpowiedzialność również przypada sponsorowi – przecież to jest jego projekt, jego cele, jego efekty oraz jego zmiana, więc i późniejsze potwierdzenie jego rezultatów też leży po stronie zainteresowania sponsora

Zakończenie

Sponsor projektu, moim zdaniem jest niezbędną rolą każdego projektu. Wraz z rolą Kierownika Projektu, zaangażowanie sponsora stanowi jeden z najważniejszych czynników sukcesu projektu. Współpraca pomiędzy tymi osobami przez cały cykl projektu stanowi Yin i Yang projektu, zapewnia że projekt w dużej mierze będzie płynnie dążył do sukcesu.