Zarządzanie interesariuszami w projekcie w ujęciu zwinnym oraz tradycyjnym

Interesariusze stanowią integralną część realizacji każdego projektu, co znajduje odzwierciedlenie w metodykach, które w różny sposób ich definiują i opisują sposób zarządzania działaniami z nimi związanymi. Więc jak to wygląda w poszczególnych podejściach? Zapraszam na krótki przegląd poniżej.

Interesariusze w Prince2

Według metodyki Prince2 interesariusze (czy to projektu, programu, działania lub ryzyka) są to osoby fizyczne, grupy, organizacje mające wpływ, znajdujące się pod wpływem lub uważające, że dany projekt oddziałuje na nich. Gdy mówimy o interesariuszach projektu w metodzie Prince2, mamy na myśli strony, które reprezentuje Komitet Sterujący:

1. Sponsorów biznesowych. Zatwierdzają oni cele oraz gwarantują, że inwestycja biznesowa przyniesie zakładaną wartość odpowiadającą poniesionym nakładom.
2. Użytkowników, użytkujących produkty projektu, by osiągnąć zamierzone korzyści.
3. Dostawców (wewnętrznych lub zewnętrznych), zapewniających wymagane zasoby oraz kompetencje niezbędne do realizacji projektu.

Interesariusze w PMBOK

Wg PMBOK interesariusze projektu są to osoby, grupy lub organizacje, na które projekt ma wpływ lub one mają wpływ na projekt np. klienci, pracownicy, kooperanci, dostawcy, instytucje otoczenia biznesu, konkurenci, instytucje rządowe i społeczne itp.

Metodyka wyróżnia 4 podstawowe procesy związane z zarządzaniem interesariuszami – rozpoznanie interesariuszy, planowanie zarządzania interesariuszami, zarządzanie zaangażowaniem interesariuszy oraz kontrolowanie zaangażowania interesariuszy.

Podejście tradycyjne w zarządzaniu zrzuca odpowiedzialność na zarządzanie interesariuszami na kierownika projektu. Jednym z pierwszych kroków jakie powinien podjąć jest stworzenie rejestru interesariuszy oraz stworzenie strategii komunikacji ich dotyczącej. Dokumenty te są stale rozwijane w kolejnych działaniach projektowych poprzez aktualizowanie i zmianę w miarę pozyskiwania kolejnych informacji.

A jak to jest w metodykach zwinnych?

Definicja Interesariuszy projektu, a właściwie produktu w ramach zwinnych metodyk jest dość ogólna – są to osoby lub grupa lub organizacja, które mogą wpływać na działania podejmowane przez jednostkę lub podlegać wpływom podejmowanych decyzji. Istnieje podział na interesariuszy wewnętrznych (wewnątrz organizacji wytwarzającej produkt) i zewnętrznych, nienależących do organizacji. W Scrumie zarządzaniem potrzebami interesariuszy z reguły odpowiada Właściciel Produktu.

Jakie są podejścia do zarządzania interesariuszami w projekcie?

Zarządzanie interesariuszami w głównej mierze polega na komunikacji, co też przekłada się na działania jakie trzeba podjąć w poszczególnych metodach ich względem.

Zarządzanie  interesariuszami w metodyce Prince2

Znaczenie interesariuszy w projekcie w tej metodzie zostało podkreślone poprzez wyodrębnienie z obszaru zarządzania komunikacją (co znajdowało się w wcześniejszych wersjach), osobnego obszaru wiedzy dotyczącego zaangażowania interesariuszy w projekcie. Jak w rozdziale powyżej, w tej metodyce wydzielono 4 procesy związane z interesariuszami.

Pierwszym z nich jest rozpoznawanie interesariuszy, który znajduje się w grupie procesów inicjowania projektu. Proces ma na celu właściwą identyfikację, opis, określenie ich oczekiwań, by we właściwy sposób przygotować strategię realizacji projektu. Dzięki takim działaniom jesteśmy w stanie przygotować odpowiedni rejestr oraz macierz klasyfikacji interesariuszy.

Kolejnym procesem jest planowanie zarządzania zaangażowaniem interesariuszy. Służy to rozwinięciu informacji uzyskanych we wcześniejszym etapie, żeby zbudować plany działań jakie powinien podjąć kierownik wobec określonych grup.

Następnie z etapu badań oraz planowania przechodzimy do etapu zarządzania zaangażowaniem interesariuszy. Służy to kształtowaniu odpowiednich postaw wśród interesariuszy projektu. Celem tego procesu jest obniżenie ryzyka porażki oraz wzmocnienie szansy na sukces projektu, ograniczając negatywny wpływ interesariuszy na projekt.

Obszar kończy proces kontrolowania zaangażowania interesariuszy, dzięki któremu kierownik projektu monitoruje i ocenia współpracę z interesariuszami oraz zmiany, które występują. Ma to na celu uzyskanie informacji niezbędnych do aktualizacji dokumentów oraz planu projektu.

Jak widać z powyższego, tradycyjne metody zarządzania projektami opisują relacje w ramach proponowanych rozwiązań z otoczeniem (czytaj interesariuszami) i skupiają się na tym aspekcie.

A jak to wygląda w zwinnych podejściach?

Wg założeń metody zespół pracując wspólnymi siłami bierze całą odpowiedzialność za swoją pracę i w ramach swoich działań powinien jasno i bezpośrednio komunikować się z interesariuszami.

Jasna komunikacja stanowi jeden z fundamentów tego podejścia do zarządzania projektami. Dotyczy ona zarówno komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej w ramach projektu. Interesariusze mają łatwy wgląd w informacje o postępach, przeszkodach i funkcjonalnościach, które są tworzone i dostarczane. Służą temu artefakty używane w metodzie, ceremonie oraz klarowna struktura odpowiedzialności. Wg głównych zasad Agile nie ma tworzonych zbędnych dokumentacji projektowych, co dotyczący również aspektu interesariuszy, więc nie powstają żadne polityki, rejestry itp. Zarządzanie interesariuszami jest wynikiem prawidłowej realizacji zadań w projekcie i nie potrzebuje dodatkowych procedur i dokumentów.

Wg założeń manifestu Agile najbardziej efektywnym i wydajnym sposobem przekazywania informacji zespołowi deweloperskiemu i wewnątrz niego jest rozmowa twarzą w twarz, i to samo tyczy się kontaktu z interesariuszami, więc osoby kierujące projektem zobowiązane są do okresowych spotkań z osobami zainteresowanymi. Komunikacja skupiona jest na osobach, które bezpośrednio są zaangażowane w realizację projektu, natomiast komunikacja zewnętrzna jest realizowana jedynie w sytuacjach wynikłych z prac projektowych.

Podsumowanie

Różne podejścia do wspólnego mianownika jakim w projekcie są interesariusze wskazują, że nie ważne czy działamy tradycyjnie czy zwinnie, zawsze trzeba brać pod uwagę strony trzecie przy naszych działaniach. Najważniejszym działaniem w tej kwestii jest poprawna i odpowiednio dobrana komunikacja, co pozwoli nam na minimalizację ryzyk, związanych z działaniem otoczenia projektowego i zrzuci część problemów z głowy, czego sobie i Wam życzę.